La fatturazione elettronica in pillole

Piccolo vademecum per comprendere il funzionamento della fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione (B2G) e verso privati (B2B e B2C)

Cosa è la fatturazione elettronica

  La fattura elettronica è un sistema digitale di

  • Emissione
  • Trasmissione
  • Conservazione delle fatture 

che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo.   

La Fattura Elettronica va redatta secondo un tracciato digitale standard con gli stessi contenuti informativi di una fattura tradizionale, ma scritto in linguaggio XML

Fino ad oggi sei stato abituato a compilare la fattura con il tuo Erp, ma c'è chi l'ha compilata anche in word o excel o addirittura a mano, per poi spedire la fattura via posta o via email. 

Il destinatario (cliente) quando riceve la fattura la deve registrare e poi conservarla in formato cartaceo per almeno 10 anni (pertanto le fatture scaricate tramite email vanno sempre stampate).   

Da ora in avanti - per tutti dal 01 gennaio 2019 - la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria e per ciascun operatore si imporrà l'avvio di un vero e proprio processo di digitalizzazione.   

Il processo di fatturazione elettronica si esplicita in 4 passaggi: 

  1. compilazione della fattura elettronica 
  2. firma elettronica qualificata ed invio tramite il Sistema di Interscambio (SdI)   
  3. ricezione e registrazione della fattura 
  4. conservazione della fattura per 10 anni ai fini civilistici e fiscali

Il Sistema di Interscambio (SdI) è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione (PA) e verso i privati (B2B o B2C). Il SdI funge da snodo tra gli interessati ed ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Per approfondimenti sulle scadenze e la normativa leggi: Fattura elettronica: brevi cenni sulla normativa e sulle scadenze.

 

Come si compila una fattura attiva: l'indirizzo telematico del destinatario

Per compilare la fattura (verso PA o verso privati, B2B o B2C), occorre conoscere l'indirizzo telematico del destinatario. Se il destinatario è

  • la Pubblica Amministrazione (PA), l'indirizzo è il Codice univoco dell'Ufficio, un codice alfanumerico di 6 caratteri, da inserire obbligatoriamente in fattura. È la stessa PA che dovrebbe comunicare il Codice, ma eventualmente lo si può ricercare qui; https://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php;
  • un privato soggetto passivo Iva - (B2B), l'indirizzo corrisponde o al Codice destinatario, un condice alfanumerico di 7 caratteri, o alla Pec. Codice e/o Pec vanno richiesti al cliente ben prima del 01/01/2019, per evitare di non riuscire ad emettere le fatture da quella data in poi;
  • un privato consumatore - (B2C), l'indirizzo corrisponde al suo Codice fiscale. In questo caso il Codice destinatario va compilato cos compilato 0000000 (sette zeri). La fattura dovrà essere trasmessa al Sdi che ne depositerà copia nel Cassetto Fiscale del cliente, al quale si potrà consegnare copia di cortesia cartacea o in Pdf;
  • un cliente estero, l'indirizzo corrisponde al Codice destinatario così compilato XXXXXXX (sette X). La fattura verrà inviata tramite il SdI (si evita la comunicazione con l'esterometro) ed al cliente si potrà inviare una copia della fattura in Pdf. Utilizzando il Pannello del tuo ERP potrai compilare la tua fattura in pochi click ed otterrai subito il file in Xml pronto per le fasi successive. Ti ricordo che la fattura elettronica non va né stampata né salvata in pdf.

Firmare la fattura ed inviarla tramite il Sistema di Interscambio (SdI)

Una volta generato il file XML andrà firmato con firma elettronica qualificata per poi essere spedito via Pec tramite il Sistema di Interscambio al destinatario. 

Eseguire queste due fasi manualmente comporta un notevole spreco di tempo.

Utilizzando il pannello UNO ERP tutto il processo di fatturazione elettronica sarà automatizzato semplificando l'invio, gestendo le risposte e l'interpretazione di eventuali messaggi di errore. 

Il pannello UNO ERP automatizza tutto il processo di:

 

  • firma del file Xml con firma elettronica qualificata e apposizione del riferimento temporale (fattura salvata con estensione .P7M)
  • invio della fattura firmata al SdI 
  • tracciamento del percorso di validazione, accettazione o eventuale scarto, con segnalazione di eventuali anomalie o problemi
  • conservazione della fattura elettronica per 10 anni

Non usando il pannello UNO ERP per ogni fattura occorrerà:

  • firmare il file xml con la tua firma digitale;
  • inviare con la tua Pec il file così firmato al Sistema di Interscambio;
  • controllare quotidianamente la tua casella Pec per verificare ed interpretare lo stato della fattura (esiti) che saranno comunicati dallo SdI;
  • se la fattura verrà accettata, dovrai conservarla per i prossimi 10 anni (vedi post Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche).

 

Ricevere fatture elettroniche passive

Per ricevere le fatture elettroniche dovrai preventivamente comunicare ai tuoi fornitori la tua Pec o il tuo codice destinatario (molto meglio)

Usando il pannello UNO ERP, ti verrà assegnato un codice destinatario di 7 cifre (alfanumerico) che dovrai alternativamente:

  • comunicare ai tuoi fornitori
  • farlo inserire dal tuo commercialista nel sistema "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate (consigliato).

Con l'inserimento nel sistema Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate le fatture passive, anche se scomodamente trasmesse via Pec dal fornitore, senza che sia necessario consultare la Pec, verranno

  • dirottate al tuo codice destinatario
  • importate sul tuo pannello UNO ERP e quindi:
    • rese leggibili e con i dati già imputati
    • pronte per la contabilità 
    • reinoltrabili al commercialista 
    • già conservate per 10 anni

Tempo medio per la gestione di una Fattura passiva = meno di un minuto :-)


Gestire l'iter esternamente dal pannello UNO ERP con un metodo "fai da te" comporta:

  • il controllo costante della casella Pec (almeno giornaliero per ritmi di fatturazione normali); 
  • per ogni fattura ricevuta, la gestione oculata e pedissequa del messaggio proveniente dal Sistema di Interscambio (Sdi) contenente il file .P7M, ovvero il file di fattura firmato elettronicamente dal tuo fornitore, ossia in sintesi:
    • download di ogni fattura;
    • decompattazione del file .P7M per estrarre l'Xml, un file composto da una serie di stringhe e codici contenenti le informazioni inerenti la transazione commerciale di non facile lettura per chi non mastica la programmazione informatica;
    • utilizzo di apposito strumento per la lettura del file Xml, difficilissimo da leggere altrimenti;
    • registrazione della fattura nella propria contabilità nel proprio gestionale;
    • inoltro della fattura al commercialista;
    • conservazione per i successivi 10 anni.

Per la conservazione ti suggerisco di leggere attentamente il post Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Tempo medio per la gestione di una Fattura passiva = 10/20 minuti  :-(

Vuoi più informazioni sulla fattura Elettronica legata al tuo Erp? Vai al Post La Fatturazione Elettronica legata al tuo Erp